Emploi

L’importance du secrétariat dans une entreprise

Petites ou grandes entreprises, la plupart des organisations ont toujours eu des secrétaires ou des assistants dans leur boîte.

Métier qui a existé depuis de nombreuses années, l’évolution du monde du travail a remis en question l’importance des tâches d’un secrétaire dans une entreprise. Certains se demandent de nos jours s’il a toujours une place pour servir une organisation. Découvrez dans cet article les aspects du travail de secrétariat et la nécessité d’avoir cet assistant dans une entreprise.

Qu’est-ce qu’un secrétaire ?

Un secrétaire est un professionnel œuvrant dans l’administration, et a une place importante dans les organisations ou les entreprises. Souvent utilisé au féminin à cause de sa popularité auprès de la gent féminine, l’individu occupant le poste a pour but principal d’organiser les tâches de bureau, mettre en œuvre le fonctionnement de l’entreprise et effectuer des tâches administratives.

Quel est le rôle d’un assistant dans le domaine du secrétariat ?

Le métier de secrétariat a pour rôle principal de soutenir le travail des supérieurs hiérarchiques et de faciliter leurs tâches. En tant que secrétaire, vous avez donc comme missions principales le traitement des dossiers administratifs, la transmission d’informations, la gestion d’agenda, etc. Les tâches de cet employé sont nombreuses et très variables, mais elles se basent surtout sur les points clés suivants :

Le classement et l’organisation de dossier

Il constitue une tâche fastidieuse, mais importante pour l’entreprise. Les dossiers clients, et autres documents peuvent être classés par le secrétaire à l’aide de plusieurs outils. Le tampon encreur par exemple est très prisé pour faciliter le triage de dossier et très pratique pour les lettres officielles selon l’article sur minutefacile.com. Pour les dossiers électroniques, on peut se servir de logiciel de traitement de texte ou de feuilles de calcul comme Word ou Excel pour classer les documents.

L’accueil et la réception

Cette tâche est aussi importante pour une entreprise, car elle a pour but de diriger vos clients vers les services adéquats. Premier contact que le visiteur a sur l’entreprise, le secrétaire doit laisser une première bonne impression.

La gestion des appels et des agendas

Le secrétaire est chargé de la gestion des appels téléphoniques. Il répond au mieux aux demandes des clients et des collaborateurs, et dans le cas échéant, redirige l’appel vers les services concernés. De plus, il tient le calendrier des réunions et des rendez-vous importants.

Les tâches de bureau

Ils regroupent souvent la commande de fournitures de bureau, la prise de note, la saisie de documents ou du budget, et dans certains cas, des petites courses utiles.

Comment assurer sa place de secrétaire dans une entreprise ?

Pour avoir une bonne place dans une entreprise donnée, le secrétaire doit avoir un bon parcours, des compétences satisfaisantes ainsi que de bonnes qualités dans le domaine de l’assistanat. N’oubliez pas que le poste tient une importance clé pour le bon fonctionnement de l’établissement. Il est donc normal de vouloir trouver le meilleur candidat.

Le parcours

Pour être recruté en qualité de secrétaire, une entreprise souhaite systématiquement des candidats diplômés dans le domaine du secrétariat ou de l’assistanat. Les plus sollicités sont les titulaires de BTS ou de licence professionnelle. Mais les formations en secrétariat sont également suffisantes pour compléter un diplôme qui ne se rapproche pas vraiment du domaine.

Les compétences

Mis à part votre parcours académique ou votre formation, d’autres compétences sont également recherchées pour un candidat postulant à la place de secrétaire. D’abord, il faut maîtriser les différents outils bureautiques pour aider votre équipe à réduire le temps dépensé aux tâches quotidiennes. Il faut également maîtriser les modalités d’accueil, car ils sont aussi un atout majeur pour maintenir une bonne relation avec les clients et les collaborateurs. En plus, un bon niveau rédactionnel et un bon esprit de synthèse sont requis pour élaborer des comptes rendus nécessaires aux supérieurs hiérarchiques.

Les qualités recherchées

L’organisation fait partie des qualités les plus importantes dans une entreprise. Un assistant doit donc savoir planifier ses actions et réaliser des listes dans un agenda ou un calendrier pour faciliter son travail. N’oubliez pas de mettre les informations à jour pour ne pas prendre du retard sur vos tâches. Une bonne élocution est aussi recommandée pour le poste. Avec l’utilisation d’un langage clair et professionnel, vos différents interlocuteurs n’auront pas de difficultés à communiquer avec vous.

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